Avenor College angajează
Secretar Școlar

Raportează către: People & Operations Director

Tip: Full-time

Scopul rolului:

La Avenor, ne dorim ca fiecare detaliu administrativ să fie impecabil, pentru ca întreaga noastră comunitate să funcționeze eficient și armonios. Secretarul Școlar are un rol central în buna desfășurare a activităților școlii, asigurând standarde ridicate de suport administrativ și secretarial. Pe lângă atribuțiile clasice de secretariat, acest rol include și responsabilități în zona administrativă de HR și conformitate. Vei sprijini comunicarea fluidă între toate părțile comunității școlare, vei gestiona documentația și arhivele, și vei contribui la respectarea cerințelor legale în toate domeniile de activitate.

Responsabilități principale:

• Activități administrative și de secretariat

• Gestionează înscrierile, transferurile și dosarele elevilor (inclusiv pe platforme digitale precum SIIIR).
• Pregătește și eliberează documente oficiale: adeverințe, foi matricole, situații școlare.
• Ține legătura cu Inspectoratul Școlar pentru organizarea și înregistrarea evaluărilor și examenelor naționale.
• Actualizează periodic bazele de date, dosarele elevilor și arhivele școlii.
• Redactează și transmite rapoarte statistice și alte documente solicitate de autorități sau instituții externe.
• Gestionează corespondența școlii: înregistrează, distribuie și arhivează scrisori, solicitări și petiții.
• Sprijină organizarea examenelor naționale, evaluărilor interne și concursurilor, conform reglementărilor.
• Completează, verifică și arhivează documentele școlare în acord cu instrucțiunile ministeriale.
• Pregătește documentele pentru predarea către Arhivele Naționale.
• Administrează aplicarea ștampilei școlii pe documente oficiale, dacă este desemnat(ă) de Director.
• Se asigură, împreună cu echipa IT, că catalogul electronic este actualizat în formatul cerut de Ministerul Educației.
• Introduce informațiile obligatorii privind transferuri, echivalări și alte modificări academice, respectând legislația în vigoare.
• Coordonează tipărirea, semnarea și arhivarea cataloagelor (fizice și digitale) la final de an școlar.
• Completează registrele matricole anual, pe baza datelor din cataloage.
• Menține bazele de date pentru rapoartele anuale solicitate de Inspectorat sau Minister.
• Pregătește documentele necesare în timpul inspecțiilor tematice și le arhivează corect după finalizarea procesului.

• Responsabilități administrative HR

• Actualizează dosarele de personal conform cerințelor ARACIP și BSO.
• Menține actualizat Single Central Record (SCR) pentru conformitatea proceselor de recrutare sigure.
• Colaborează cu HR, Juridic și Financiar pentru gestionarea datelor de personal, contractelor și documentelor aferente.
• Pregătește adeverințe și documente oficiale pentru concedii medicale și alte situații, respectând legislația muncii.
• Monitorizează respectarea politicilor școlii (ex. traininguri de safeguarding, controale medicale, declarații anuale).
• Pregătește documentele necesare pentru audituri interne sau externe.
• Gestionează documentația pentru participarea cadrelor didactice la programe de formare profesională (grade didactice, proiecte educaționale etc.).
• Coordonează procesele de inspecție aferente acestor programe, inclusiv pregătirea, depunerea și arhivarea documentelor.
• Contribuie la actualizarea procedurilor și fluxurilor interne din aria secretariatului și HR.

• Alte responsabilități

• Respectă standardele de confidențialitate și protecție a datelor în toate activitățile.
• Oferă sprijin administrativ conducerii și cadrelor didactice.
• Ajută la organizarea de proiecte speciale și evenimente școlare.
• Participă la inspecții școlare, audituri externe și vizite de acreditare/reacreditare (BSO, ARACIP).

Cerințe și competențe:

• Diplomă de Bacalaureat, diplomă postliceală în domeniul secretariatului sau studii universitare finalizate.
• Experiență într-un rol administrativ/secretarial, ideal într-o instituție educațională.
• Cunoștințe despre procedurile administrative HR și, de preferat, despre legislația educațională.
• Română impecabilă și engleză avansată (scris și vorbit).
• Competențe digitale solide (Microsoft Office, baze de date, sisteme de management al documentelor).
• Atenție la detalii, abilități excelente de organizare și discreție în gestionarea informațiilor.
• Abilități de comunicare și orientare spre nevoile celor din jur.
• Capacitatea de a gestiona simultan mai multe sarcini, eficient și cu tact.

Oferim:

• Pachet salarial și beneficii atractive.
• Program de wellbeing pentru colegi.
• Oportunități de învățare și dezvoltare profesională.
• O comunitate de colegi în care ne sprijinim și creștem împreună.

Cum aplici:

• Trimite CV-ul la hr@avenor.ro .
• Include o scrisoare de intenție în care explici ce te recomandă pentru acest rol.
• Adaugă numele și datele de contact a trei persoane de referință.

Safeguarding: 

Deoarece suntem o instituție de învățământ și luăm foarte în serios datoria noastră față de toți elevii, procedura noastră de recrutare include verificarea referințelor din CV cu angajatorii anteriori, precum și solicitarea cazierului judiciar și a certificatului de integritate.

Alinierea la GDPR:

Prin trimiterea CV-ului către adresele noastre de înregistrare vă manifestați ACORDUL EXPLICIT pentru procesarea datelor dumneavoastră doar în scopurile impuse prin legislația muncii. În conformitate cu Politica noastră de confidențialitate, Avenor prelucrează date cu caracter personal ale candidaților doar în scopuri reglementate prin Codul Muncii sau alte activități pentru care există un temei legal.

Prin politica noastră internă de minimizare a perioadei de procesare a datelor personale, vă garantăm faptul că în cazul în care nu sunteți admiși pentru poziția pentru care ați aplicat, CV-urile dvs. vor fi păstrate în cele mai depline condiții de siguranță, pe o perioadă de maxim 6 luni de la depunerea candidaturii. Conform GDPR, aveți oricând posibilitatea de a solicita ștergerea datelor incluse în CV și/ sau a scrisorii de intenție înainte de expirarea perioadei de 6 luni, prin trimiterea unei Solicitări de renunțare la consimțământ pe adresa hr@avenor.ro.